شیوه های نوین هوشمندسازى اسناد

شیوه های نوین هوشمندسازى اسناد

بر خلاف تصور موجود در مورد کاغذ بعنوان يک انتقال دهنده ی قديمى و پرهزينه اطلاعات، برخی شرکت ها هنوز دوست دارند در ثبت اسناد از آن استفاده کنند. کاغذ قابل لمس، متداول و در بسيارى موارد نشانگر اولين راهى است که شرکتها با کارمندان، شرکا و مشتريان همکارى متقابل دارند. با اين همه مشکلات طبيعى در دنبال کردن ذخيره سازى وارد کردن مجدد اطلاعات و جابجايى کاغذ خسارات مالى عظيمى بر شرکت ها تحميل مى کند. حتى اسنادى که به فرمت الکترونيکى تبديل شده اند معمولا بطور عمده ثابت هستند.

اگر اسناد شرکت بتوانند در فرايندهايى که با آن مواجه مى شوند فعال گردند و طبق نياز متناسب گردند براى راندمان شرکت چه معنايى ممکن است داشته باشد؟ اما اگر آنها بتوانند هوشمند شوند چطور؟

اگر اسناد الکترونيکى هنوز براى انجام تمام کارهايمان آماده نيستند، برخى از آنها حداقل کم کم وارد ميدان مى شوند. اسناد هوشمند که اسناد «فعال» هم خوانده مى شوند محتوياتى فعال هستند که از کد کار گذاشته شده و قابل اجرا جهت مشارکت در فرايندهاى تجارى استفاده مى نمايند. اسناد هوشمند اساسا از XML استفاده مى کنند که مى تواند نشانگر انواع داده ها باشد و قابليت انتقال بالايى دارد. اين اسناد مى توانند فرايندها را از طريق راه اندازى جريان کار انتقال داده ها به ديتابيس هاى back-end و بالعکس و به روزرسانى خودشان همانگونه که قوانين شرکت تعيين مى نمايند کارآمدتر سازند. مدافعان معتقدند که اسناد فعال شيوه کنترل اطلاعات توسط شرکت ها و چگونگى تعامل کاربران با آن را بصورت تسهيل همه امور از فعاليت هاى کارآمدتر و همکارى بيشتر تا پذيرش نظارتى بهتر را تغيير خواهند داد. اما در حاليکه برخى از شرکت ها مى توانند بازگشت سرمايه را از طريق اتوماتيک کردن يک فرايند پرهزينه به وسيله يک اينترفيس سند هوشمند محقق سازند، مثلا ثبت مزاياى بيمه يا تغييرات ناشى از کسر حقوق، کار طراحى درست جهت مهندسى مجدد فرايندها، ترسيم جريانات کارى وتعيين طرح هاى کلى XML براى تعيين دوباره هدف XML مى تواند پيچيده باشد.Intelligent Document Platform شرکت Adobe يک معمارى سرويس گرا است که طراحى فرم ها و اجزاى جريان کار و نيز کلاينت Acrobat Reader فراگيرش (که اکنون Acrobat Reader ناميده مى شود) و Portable Document Format يا PDF را شامل مى شود. در همين حين مايکروسافت پشتيبانى گسترده اى براى XML و سرويس هاى وب درون مجموعه Office۲۰۰۳ خود تعبيه نموده است و Infopath يک طراحى فرم هاى الکترونيکى و محصول مسيرياب را ارائه مى نمايد.

سرويس دهى به مشتريان داخلى

شرکت Bright Horizons Family Solutions يک ارائه دهنده خدمات نگهدارى کودک و آموزش مقدماتى که از طرف کارفرما پشتيبانى مالى مى شود، از فرصت استفاده از فرم هاى الکترونيکى براى اتوماتيک سازى فرايندهاى تغيير در موقعيت کارمند بهره برد.
Tim Young معاون بخش IT مى گويد Bright Horizons با ۱۶۰۰۰ کارمند در بيش از ۵۰۰ نقطه سراسر دنيا دريافت که فرايندهاى مبتنى بر کاغذ براى تغييرات کارمندان بسيار وقت گير و در معرض اشتباه بودند. Watertown، شرکتى واقع در ماساچوست از Adobe Intelligent Document Platform استفاده مى نمايد. Bright Horizons در حال اتوماتيک سازى فرايندهاى فرم مزايا و حقوق پرداختى کارمندان است و درصدد مى باشد همين کار را براى فرم هاى ساعات کار و هزينه هاى سرمايه اى نيز انجام دهد. Young مى گويد: ما مى خواستيم به کارمندان بهتر خدمت کنيم و هزينه هاى فعاليت را کاهش دهيم. اکنون تمام اين موارد به کمک هوشمندى تجارى در پس فرم ها براى ما شکل گرفته اند. بنابراين اگر نياز به تاييد باشد درون جريان کار تعبيه شده است. Bright Horizons از طريق پر کردن فيلدهاى فرم از قبل در هزينه ها صرفه جويى کرده است. تيم شرکت اين کار را از طريق استخراج اطلاعات از يک بانک اطلاعاتى SQL Server هنگامى که کارمندان وارد اينترانت شرکت مى شوند انجام مى دهد که بدين نحو کمک هدايت شده را از طريق منوهاى drop-down فراهم ساخته و از هوشمندى تجارى روشى که فيلدها پر مى شوند را به اجرا در مى آورد استفاده مى کند.

پس از اينکه يک فرم کامل مى شود تبديل به يک سند PDF مى گردد و از طريق سرور جريان کار Adobe بطور خودکار به مديران مربوطه و سپس به سيستم پرداخت حقوق شرکت ارسال مى شود. Grant.gov ورودى که افراد مى توانند از موقعيت هاى مالى موجود از آژانس فدرال امريکا مطلع شده و بطور الکترونيکى آنها را درخواست کنند از نرم افزارى از Victoria Solutions PureEdge واقع در British Columbia استفاده مى نمايد. اين مدخل يکى از ابتکار دولت الکترونيکى است که Office of Management and Budget آغاز نموده است. Rebecca Spitzgo مدير برنامه Grants.gov مى گويد Department of Health and Human serrices امريکا بعنوان واسطه بين آژانس هاى اعطا کننده و متقاضيان بايد به دقت از سيستم هاى بکار گرفته شده توسط کلاينت ها در هر دو طرف پشتيبانى نمايد. براى مثال به جاى ملزم ساختن شهروندان به استفاده از ارتباطات dial-up جهت پرکردن يک فرم کمک مالى بصورت آن لاين آژانس pureEdge را مستقر نمود تا بسته هاى برنامه کاربردى را قابل download نمايد.

Spitzgo مى گويد کاربران جهت مشاهده و تکميل فرم ها يک کلاينت قابل download را اجرا مى نمايند.Grants.gov از PureEdge جهت ساختن فرمت هاى اديت درون فيلدهاى داده ها استفاده مى کند تا اطمينان حاصل گردد بار اول آنها به درستى پر مى شوند و نيز محاسبات را انجام مى دهد. وقتى کاربران يک فرم را کامل مى کنند روى کليدى کليک مى کنند تا آن را تحويل دهند. Grants.gov سپس فرم دريافتى را به يک فايل Acrobat PDF تبديل مى نمايد يک فايل داده فرمت شده XML مى سازد و هر دو را به آژانس مربوطه مى فرستد. Spitzgo مى گويد: Gravts.govآنچه آژانس ها با داده هاى XML انجام مى دهند را تعيين نمى کند اما اکثريت از آن جهت جلوگيرى از ورود مجدد داده ها استفاده مى کنند. کارمندان Grants.gov يک طرح XML کلى براى بخش هايى از قبيل صفحه اول فرم کمک مالى طراحى کرده اند تا آژانس ها بتوانند مجدد از آن استفاده نمايند.

XML نشانه جايگاه مورد نظر است

امروزه، XML در ايجاد اسناد هوشمند عامل اصلى است. XML به تعيين اجزاى سند از قبيل صفحه بندى کمک مى کند، به محتوا امکان جداشدن از بخش معرفى را مى دهد و اينکه طبق نياز مورد استفاده و انتخاب مجدد قرار مى گيرد.Joshua Duhl تحليلگر IDC در فرامينگهام ماساچوست مى گويد اسناد هوشمند معمولا از ساختارهاى سرويس هاى وب براى فراخوانى و دريافت مقادير داده استفاده مى کنند. سرويس هاى وب بطور روزافزون دورتا دور سيستم هاى اصلى شرکت از قبيل حسابدارى ديتابيس هاى مديريت فهرست و محتوا را جهت انتقال داده ها احاطه مى کنند. او مى گويد: شما براى انواع خاصى از برنامه هاى کاربردى با به روزرسانى هاى فراوان- برنامه هاى کاربردى زنجيره تدارکات فرايندهاى مراقبت بهداشتى- يک سند فعال مى خواهيد.

در يک آزمايش نرم افزار فرم هاى الکترونيکى Liquid Office از سوى Verity واقع در کاليفرنيا از XML جهت تاييد انجام محاسبات و ورود پيشاپيش اطلاعات کاربر درون انواع مختلفى از فرم ها استفاده خواهد نمود.Bill Roach هماهنگ کننده EDMS شرکت CRM فرماندارى ايالتى مى گويد: XML فرصت هايى که مدت هاى طولانى به دنبالش بوديم را فراهم مى کند: حذف ورودى اطلاعات و بازشمارى آن. وقتى ما در XML اطلاعات داريم، مى توانيم آن را جمع و جور کرده و بطور خودکار به برنامه هاى کاربردى بفرستيم. XML مى تواند يک تصوير يا يک PDF براى ما بسازد يا آن را در فرمت اصلى اش ذخيره سازد و فقط آن را به درون يک سيستم حفظ رکوردها بفرستد.Liquid Office فقط بخشى از زير بناى EDMS يا Electronic Document Management System (سيستم مديريت اسناد الکترونيکى) بسيار بزرگتر ايالت است که شامل FileNet Content Manager ,Verity Teleform و محصولات روند کارى شرکت Knowledgelakeمى باشد. John Gouryrell يک تحليلگر پروژه در Soumd Trabsit واقع در سياتل انتظار دارد قابليت هاى گسترده XML در Infopath و مجموعه Office ۲۰۰۳ مايکروسافت تسهيم داده ها با سيستم هاى back-end از قبيل نرم افزار PeopleSoft ERP خود را آسان سازد. سيستم انتقال منطقه اى از Infopath جهت تبديل يک فرايند پرداخت حقوق مبتنى بر کاغذ که يک ماه طول مى کشيد کامل شود به يک فرايند فرم هاى الکترونيکى که چهار تا هشت ساعت زمان مى برد استفاده نمود.

Gartrell مى گويد Sound Transit هنوز استفاده از XML را آغاز نکرده است اما ما در حال ادغام Infopath با ديتابيس SQL Server ۳۰۰۰ خود هستيم ضمن اينکه Infopath تمام XML را کنترل مى کند.Duhl مى گويد همچنان نقش اسناد فعال در شرکت گسترش مى يابد بايد قابليت هاى جديدتر از قبيل امضاى ديجيتالى را بهتر پشتيبانى نمايند. به دليل نيازهاى پذيرش نظارتى مثل آنهايى که در Sarbanes-Oxley Act هستند فروشندگان نيز بايد مطمئن شوند که اسناد الکترونيکى مى توانند دقيقا به همان صورت که روى کاغذ هستند ارائه گردند. Duhl مى گويد PDF هاى Adobe در اين زمينه گوى سبقت را ربوده اند. در همين حين شرکت ها بايد به مسايل زيربنايى و فرايند متعددى جهت استفاده از مزايايى که اسناد متناسب شونده مى توانند به دنبال داشته باشند بپردازند.Duhl مى گويد: در حاليکه اسناد فعال يک ايده و اينترفيس بسيار خوبى هستند حتى در سطح فرم ها فرايندهاى تجارى را در سطحى بسيار اساسى تحت تاثير قرار مى دهند. اين فراتر از تکنولوژى مى رود و بر شيوه فعاليت افراد اثر مى گذارد.

سه گونه اصلى اسناد فعال

1: فرم هاى فعال

اين فرم ها با کاربران و فرايندهاى مبتنى بر فرم ها از قبيل بيمه برنامه هاى پرداخت حقوق و مزايا تعامل دارند. فرم هاى فعال با استفاده از قوانين تجارى مطمئن مى شوند که فيلدها بدرستى پر مى گردند و اينکه آنها مى توانند خود را با اطلاعات کاربر از سيستم هاى back-end پر نمايند. پس از تعامل آنها مى توانند يک روند کارى را راه بياندازند که آنها را به اشخاص مربوط هدايت مى کند و ديتابيس هاى مناسب را به روز مى رساند.

2: اسناد فعال

اين اسناد غير مرتبط به فرم ها که تاحدودى با توانايى شان در صفحه بندى شدن شناخته مى شوند ممکن است دفترچه هاى راهنماى فنى طرح هاى تنظيم شده يا گزارشات شخصى ۴۰۱(K) را در بر گيرند که به محض تغيير داده هاى back-end و ورود اطلاعات جديد روى front end خود را Update مى کنند. براى مثال اسناد فنى مربوط به يک هواپيما ممکن است به يک مکانيک امکان دهد بعنوان مرحله اى در يک فرايند زنجيره تدارکات روى لينکى کليک کند تا قطعات را سفارش دهد ضمن اينکه هنگامى که قطعات جديد نصب شوند سند خود را Update مى نمايد.

3: تصاوير گرافيکى فعال

اينها که معمولا بخشى از اسناد فعال بزرگتر هستند از اجزاى گرافيکى مبتنى بر XML از قبيل تصاوير گرافيکى بردارى قابل اندازه گيرى تشکيل مى شوند که با متن و کاربر در ارتباطند. يک تصوير گرافيکى فعال ممکن است مونتاژ يک موتور را به تصوير بکشد و به کاربر امکان دهد تا درون ساختار به حرکت درآيد. ضمن اينکه وقتى سند بزرگتر تغيير مى کند خود را Update مى کند.