اتوماسیون اداری ؛ راهی برای تعامل سازمان­ ها در فضای مجازی

اتوماسیون اداری ؛ راهی برای تعامل سازمانها در فضای مجازی

در این نوشتار با بیان توضیحاتی در مورد تعاریف مختلف اتوماسیون اداری و همچنین مزایای آن خواهیم پرداخت با ما همراه باشید...

سیستم های اتوماسیون اداری ، با خودکارسازی بخش های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی برای برطرف کردن مشکلاتی از قبیل صرف وقت و هزینه­ های بسیار در سازمانها، محسوب می شوند.

فرصت های خدمات عمومی و سازمانی در فضای مجازی

بیشتر ما در زمان مواجهه با کارهای اداری چه خود مسئول یا مدیر سازمان باشیم و چه بعنوان ارباب رجوع به سازمانی وارد شده باشیم، درگیر نامه نگاری های متعدد، مکاتبات و درخواست های پیچیده ای می شویم. درخواست ها و نامه هایی که به جز اتلاف وقت و صرف هزینه های بسیار برای ما و سازمان مربوطه نتیجه ای ندارند، با این همه فکر می کنیم چاره ای جز طی کردن این مسیر نیست.

سیستم های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی برای بر طرف کردن مشکلات مطرح شده محسوب می شوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی را که در زمینه اتوماسیون اداری ارایه شده است مرور می کنیم:

تعریف اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. تعاریف متعددی از سیستم های اتوماسیون اداری ارایه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

™سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر رایانه است که وظیفه جمع آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها بر عهده دارد. بخش هایی از این سیستم ها عموماً شامل نرم افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.

™در سایت ویکی پدیای فارسی از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و بعنوان مجموعه ای از روش های کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه ای تعریف شده است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری بکار می رود.

™امروزه سیستم های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته های دستی نیستند بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده های عددی، برنامه ریزی جلسات و مدیریت برنامه های کاری را نیز پوشش می دهند. بطور کلی آنچه از آن بعنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه های اداری بکار می رفت. امروزه سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم ها، نامه ها و بطور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج سازمان طراحی شده است که در سازمان هایی مانند سازمان های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می شود.

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها

از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیت های سازمان محسوب می شوند، بنابراین باید سیستم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است.

امروزه سیستم های اطلاعاتی نقشی اساسی در همه زمینه های فعالیت شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکت های موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی برای فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی ای که شرکت ها با آن روبرو هستند، صرفاً بکارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم های اطلاعاتی که منبع ارزشمندی هستند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و باعث تحقق اثربخش اهداف سازمان با بهره وری بالا می شود.

سرعت، دقت و صحت

مهم ترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در بیشتر سازمان ها، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنهاست و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. اتوماسیون اداری باعث می شود که راه های ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به آسانی در اختیار مدیران قرار گیرد.

یکی از مواردی که در دین به آن اهمیت داده شده و انسان باید نسبت به آن بخیل باشد، وقت است. چنان که امام جعفر صادق علیه السلام در مواجهه با شخصی که از ایشان طلب نصیحت کرده بود، پس از نصیحت او فرمودند: فَقَدْ نَصَحْتُ لَکَ وَ لَا تُفْسِدْ عَلَیَّ وِرْدِی فَإِنِّی امْرُؤٌ ضَنِینٌ بِنَفْسِی. [ مشکاه الانوار، ص 328] به تحقیق که تو را نصیحت کردم. [دیگر برخیز] و اشتغال من به ورد را خراب نکن که من نسبت به [وقت و برنامه] خودم بخیل هستم. همچنین با وجود سامانه اتوماسیون اداری مراجعان با فساد اداری کمتری مواجه می شوند چرا که سامانه ای طراحی شده است که دیگر دروغ نمی گوید، تکبر ندارد، تبعیض اجتماعی ایجاد نمی کند، به کسی نگاه بد ندارد و غیره. [عاملی، مصاحبه با سایت اطلاعات حکمت و معرفت با اندکی تلخیص و تصرف].

سایر مزایای اتوماسیون اداری عبارتند از:

™انجام همه کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار.

™استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرایندهای اداری.

ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعه آسان.

™به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک.

™مدیریت متمرکز و ایجاد شفاف سازی در مراحل گردش اسناد.

™مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان.

™پیگیری نامه ها از طریق تلفن یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع.

™تعامل الکترونیکی با سایر سازمان ها.

صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست.

منبع: محمد حسین سیاح طاهری و دیگران؛ (1395)، حقیقت مجازی، انتشارات مرکز ملی فضای مجازی.